Najczęstsze błędy w e-mailach (cz. 1) 

Jak zacząć? Jak skończyć?

Często można usłyszeć, że dopóki nasza wypowiedź spełnia swoją główną funkcję – jest właściwie zrozumiana przez odbiorcę – poprawność językowa nie jest istotna. Przecież naszym podstawowym celem jest porozumiewanie się, prawda? Czy tak rzeczywiście jest? Przedstawiam Ci pierwszą część poradnika o najczęstszych błędach w e-mailach. Przeczytaj i już od powitania pokaż się jako profesjonalista w swojej dziedzinie.

Błędy w e-mailach – stań po drugiej stronie

Spróbuj na chwilę wejść w rolę odbiorcy e-maili i zastanów się, jakie odczucia wywołują w Tobie błędy w wiadomościach. Zapewne już od początku pojawiają się wątpliwości co do wiarygodności nadawcy. Pomyśl więc, jak kontrahent, do którego wysyłasz e-mail z propozycją biznesową, reaguje na literówki? Jak czytelnik odbiera błędy w Twoim newsletterze? Jakie budzą w nim emocje i w efekcie – do jakich wniosków mogą go zaprowadzić? Z pozoru nieistotny szczegół, jakim jest poprawność językowa w e-mailach, może mieć spory wpływ na Twój biznes.

Czy błędy w e-mailach mają znaczenie?

Redakcja i korekta tekstów zwykle kojarzą się z poprawianiem powieści. Jednak dbanie o poprawność językową nie jest i nie powinno być jedynie domeną autorów i wydawców. Z prośbą o wsparcie do korektorów tekstów zwracają się również twórcy internetowi i właściciele biznesów – szczególnie ci, którym zależy na poprawności komunikatów kierowanych do ich odbiorców i kontrahentów. Dlaczego ma to dla nich aż tak duże znaczenie?

Zazwyczaj e-mail lub newsletter to pierwsza forma kontaktu z potencjalnym klientem. W tym przypadku odbiorcy kształtują swoje opinie na temat kompetencji czy kultury nadawcy, a tym samym na temat firmy, m.in. na podstawie prowadzonej komunikacji. Wszelkie błędy (w tym błędy językowe) mogą być odebrane jako brak profesjonalizmu i szacunku do klienta. Dlatego tak ważne jest, by przywiązywać wagę nie tylko do warstwy merytorycznej e-maili, ale także do ich poprawności językowej.

Na jakie błędy – jako korektor – najczęściej zwracam uwagę? Dziś skupię się na tych występujących w powitaniach i pożegnaniach, a o innych napiszę w kolejnych postach na blogu.

Witam, czyli jak nie rozpoczynać

Jeszcze do niedawna Witam było jedną z najpopularniejszych form stosowanych na początku e-maila, być może ze względu na krótką i neutralną formę. Jednak wg językoznawców Witam zakłada wyższą hierarchię nadawcy, jest zarezerwowane dla sytuacji, gdy np. gospodarz wita gości, a przełożony – podwładnego, i dlatego zalecają unikać takiej wersji powitania w korespondencji.

W takim razie jaką formę wybrać? Przede wszystkim dostosowaną do adresata:

- gdy nie znamy odbiorcy lub gdy jest od nas wyższy rangą, możemy użyć: Szanowna Pani, Szanowny Panie, Szanowni Państwo, Szanowny Panie Profesorze,

- gdy znamy odbiorcę, gdy ma on tę samą rangę lub gdy już wcześniej w stosunkach z tą osobą używaliśmy jej imienia, możemy napisać: Szanowna Pani Anno, Pani Anno, Droga Anno.

Użycie samego imienia znacznie skraca dystans i dobrze mieć pewność, że adresat nie będzie temu przeciwny. Pamiętajmy przy tym, by imię było w wołaczu, a przed imieniem wstawmy przecinek: Cześć, Tomku! Nic też nie stoi na przeszkodzie, by w e-mailach – szczególnie tych nieco mniej formalnych – stosować zwrot Dzień dobry, szczególnie że korespondencja e-mailowa jest obecnie w dużym stopniu podobna do języka mówionego.

Niezależnie od tego, na jaką formę powitania się zdecydujemy – pamiętajmy o właściwej interpunkcji. Mamy tu do wyboru dwa rozwiązania:

- z przecinkiem – wówczas dalszą część zdania w nowej linijce piszemy małą literą

Szanowna Pani Anno,

bardzo dziękuję za…

- z wykrzyknikiem – wtedy zdanie w nowej linijce rozpoczynamy dużą literą

Dzień dobry!

Dziękuję za…

Nie pozdrawiam z przecinkiem

Chyba najczęstszym błędem, z którym spotykam się w korespondencji e-mailowej, jest używanie przecinka po formule kończącej (Pozdrawiam,). Warto zapamiętać, że jeśli po formule pożegnalnej podpis nadawcy umieszczamy w nowym wierszu (a tak jest praktycznie zawsze) – przecinek należy pominąć.

Jeżeli chodzi o same formuły pożegnalne, podobnie jak powitania możemy je podzielić na formalne i nieformalne. W tej pierwszej grupie znajdą się m.in.: Z wyrazami szacunku, Z poważaniem, a w drugiej: Pozdrawiam, Ściskam, Całuję.

Pamiętajmy, aby zadbać o spójność stosowanych formuł. Gdy naszą wiadomość rozpoczęliśmy jedną z formalnych wersji powitania, pożegnanie także powinno mieć taką formę.

Komunikacja mailowa w organizacjach

Z mojego doświadczenia wynika, że istotne znaczenie ma ponadto forma komunikacji przyjęta przez daną organizację. Coraz częściej mamy bowiem do czynienia z firmami działającymi za granicą i prowadzącymi komunikację w języku angielskim, znacznie mniej formalnym niż język polski, co potem w sposób naturalny przekłada się na całą komunikację w firmie. Zwykle jednak odbiorcy są tego świadomi i w większości przypadków również preferują tę bezpośrednią formę. Tym bardziej że rośnie grupa klientów, którą stanową osoby od dziecka korzystające z mediów społecznościowych i przyzwyczajone do używania w komunikacji form bezpośrednich. Oczywiście odejście od stosowania zwrotów bardziej formalnych nie oznacza automatycznego przyzwolenia na brak poprawności językowej.

Podsumowując, gdy piszemy do rodziny czy znajomych, błędy mają nieco mniejsze znaczenie i z pewnością nie będą wpływać na negatywne postrzeganie naszej osoby. Zupełnie inaczej wygląda to jednak w sytuacjach biznesowych. Dlatego przed wysłaniem wiadomości do klienta ponownie uważnie przeczytajmy tekst, a jeśli to możliwe – poprośmy o jego sprawdzenie drugą osobę.

katarzyna.pikula.ratuszny@gmail.com

504 211 589

kontakt@poprawnie.com.pl